Intern kontroll

I dagsläget är styrelsens bedömning att verksamhetens storlek och komplexitet ej motiverar en särskild internrevisionsenhet. Ekonomifunktionen på koncernnivå sköter löpande kontroll och driver förbättringsprojekt inom ekonomisk styrning och kontroll. Internt genomförs granskning av uppdragsverksamheten, uppföljning av utfall och eventuellt behov av förändrade rutiner.

Kontrollmiljö

Kontrollmiljön utgör basen för den interna kontrollen. Kontrollmiljön skapar den kultur som Infrea verkar utifrån och definierar styrdokument, normer och riktlinjer för verksamhetens agerande. Kontrollmiljön består i praktiken av policyer, dokumenterade riktlinjer, manualer och instruktioner som kommunicerats ut i organisationen. Kvalitetssystemet, som utgör beskrivningar av metoder och arbetssätt, kompletteras av en serie dokumenterade instruktioner som inkluderar bland annat riktlinjer för redovisning och finansiell hantering samt informationspolicy. Infrea arbetar fortlöpande med att utveckla och förbättra kvalitet och processer för att uppfylla de krav kunder, leverantörer och anställda förväntar sig av Infrea. Organisationsstrukturen är transparent med definierade roller och ansvar för styrelsen, VD samt till chefer inom koncernen.

Arbetsordningen för styrelsen och instruktion för VD finns för varje bolag i gruppen och bygger på samma principer som för moderbolaget Infrea AB. I respektive bolag finns en styrelse vars uppgift är att löpande säkerställa att övergripande riktlinjer och policyer följs samt att löpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Respektive styrelse har till sitt förfogande en VD som även har en ledningsgrupp. Chefer på alla nivåer har klart utdelat ansvar och befogenheter att utveckla sina verksamheter efter lokala förutsättningar och kundens behov. Regelbundna genomgångar avseende finansiell rapportering sker månadsvis mellan dotterbolag och koncernledningen. Syftet är att med rimlig säkerhet kunna tillse att Infrea kortsiktiga och långsiktiga mål uppnås. Syftet med riskhanteringen och internkontrollen i samband med finansiell rapportering är att med rimlig säkerhet kunna tillse att den externa finansiella rapporteringen är tillförlitlig i fråga om delårsrapportering, årsrapportering och årsredovisning, och säkerställa att den externa finansiella rapporteringen upprättas enligt lagar, gällande redovisningsnormer och andra krav på noterade företag.

Information och kommunikation

De viktigaste styrdokumenten avseende den finansiella rapporteringen uppdateras kontinuerligt och kommuniceras till respektive dotterbolag. Informationskanaler är etablerade för att så effektivt som möjligt kommunicera till berörda medarbetare inom organisationen. Infrea har även informationspolicy avseende såväl intern som extern kommunikation.

Kontrollaktiviteter

Kontrollstrukturen har utformats för att hantera de risker som styrelsen och företagsledningen anser är betydande för den operativa verksamheten, efterlevnaden av lagar och regelverk samt för den finansiella rapporteringen. Definierade beslutsprocedurer, inklusive attestinstruktioner är etablerade för till exempel investeringar och tecknande av avtal. Där så är lämpligt har automatiska kontroller speciellt relaterade till den finansiella rapporteringen etablerats. Flertalet kontrollaktiviteter är integrerade i koncernens nyckelprocesser, såsom orderbokning, intäktsredovisning, investeringar, leverantörskontrakt och inköp. Särskilda kontroller finns i IT-system relaterade till de processer som påverkar den finansiella rapporteringen.

Övervakning

Varje chef har ansvaret för att säkerställa adekvat intern kontroll i respektive enhet och ansvarar för att enheterna följer koncernens direktiv för finansiell rapportering. Styrelsen anser att Infreas signifikanta riskområden täcks av riskbedömningarna som genomförs. I dagsläget ser styrelsen därför inget behov av att inrätta en separat funktion för internrevision.