Intern kontroll

I dagsläget är styrelsens bedömning att bolagets storlek och komplexitet ej motiverar en särskild internrevisionsenhet, utan ekonomifunktionen sköter löpande kontroll och driver förbättringsprojekt inom ekonomisk styrning och kontroll. Internt genomförs granskning av uppdragsverksamheten, uppföljning av utfall och eventuellt behov av förändrade rutiner.

Kontrollmiljö

Kontrollmiljön utgör basen för den interna kontrollen. Kontrollmiljön skapar den kultur som Infrea verkar utifrån och definierar styrdokument, normer och riktlinjer för verksamhetens agerande. Kontrollmiljön består i praktiken av policyer, dokumenterade riktlinjer, manualer och instruktioner som kommunicerats ut i organisationen. Dokumenterade instruktioner inkluderar bland annat riktlinjer för redovisning och finansiell hantering samt informationspolicy. Dessa uppdateras årligen utifrån koncernens riskanalys. Efterlevnad av dessa följs upp via en kontrollmatris. Infrea arbetar fortlöpande med att utveckla och förbättra kvalitet och processer för att uppfylla krav från kunder, leverantörer och anställda. Organisationsstrukturen är transparent med definierade roller och ansvar. Arbetsordning för styrelsen och instruktion för vd finns för varje bolag i gruppen och bygger på samma principer som för moderbolaget. I respektive bolag finns en vd vars uppgift är att säkerställa att övergripande riktlinjer och policyer följs samt att löpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Respektive vd har till sitt förfogande en ledningsgrupp. Chefer på alla nivåer har utdelat ansvar och befogenheter att utveckla sina verksamheter efter lokala förutsättningar och kundens behov. Genomgångar avseende finansiell rapportering sker månadsvis mellan dotterbolag och koncernledningen. Syftet är att med rimlig säkerhet kunna tillse att Infrea kortsiktiga och långsiktiga mål uppnås. Syftet med riskhanteringen och internkontrollen i samband med finansiell rapportering är att med rimlig säkerhet kunna tillse att den externa finansiella rapporteringen är tillförlitlig i fråga om delårsrapportering, årsrapportering och årsredovisning, samt säkerställa att den externa finansiella rapporteringen upprättas enligt lagar, gällande redovisningsnormer och andra krav på noterade företag.

Information och kommunikation

De viktigaste styrdokumenten avseende den finansiella rapporteringen uppdateras kontinuerligt och kommuniceras till respektive dotterbolag. Informationskanaler är etablerade för att så effektivt som möjligt kommunicera till berörda medarbetare inom organisationen. Infrea har även informations- och insiderpolicy avseende såväl intern som extern kommunikation.

Kontrollaktiviteter

Kontrollaktiviteter genomförs utifrån kontrollmatrisen av ansvarig för respektive kontroll. Genom dokumentation i kontrollmatrisen finns bevis för att kontroll har utförts. Kontrollstrukturen har utformats för att hantera de risker som styrelsen och företagsledningen anser är betydande för den operativa verksamheten, efterlevnaden av lagar och regelverk samt för den finansiella rapporteringen. Definierade beslutsprocedurer, inklusive attestinstruktioner är etablerade. Där så är lämpligt har automatiska kontroller speciellt relaterade till den finansiella rapporteringen etablerats. Flertalet kontrollaktiviteter är integrerade i koncernens nyckelprocesser, såsom orderbokning, intäktsredovisning, investeringar, leverantörskontrakt och inköp. Särskilda kontroller finns i IT-system relaterade till de processer som påverkar den finansiella rapporteringen.

Övervakning

Dotterbolagens respektive vd har ansvaret för att säkerställa adekvat intern kontroll inom respektive bolag och ansvarar för att bolaget följer koncernens direktiv för finansiell rapportering. Självutvärdering utförs varje år på bolagsnivå genom att kontrollansvarig utvärderar huruvida kontrollerna är utförda och att risken är täckt. I de fall där en brist identifieras, eller om kontrollen ej genomförs, ska en tidsatt åtgärdsplan lämnas. Uppföljning sker genom central sammanställning av samtliga självutvärderingar. Deras kvalitet kontrolleras och analyseras på koncernnivå. Koncernledningen ansvarar för uppföljning och rapportering till styrelse.